一些对软件不太懂的企业主，特别是小企业主，他们认为企业的沟通只需要QQ、MSN等个人即时通讯工具就可以了，根本不知道什么企业即时通讯工具。因此，他们在企业管理中总会因员工使用个人即时通讯工具而感觉不满，甚至很生气……其实，只要使用专业的企业即时通讯软件就可以了。
        员工在使用个人即时通讯工具时，常偷着玩，如聊天、玩游戏，甚至会用它传输企业的商业机密文件，这使企业的运行效率大为降低，且企业宽带被大量占用，使真正工作需要占用宽带的受到了极大的不好影响，企业安全也受到了极大的威胁。而企业即时通讯工具可以避免这些问题。
        企业即时通讯的管理权限是企业，员工申请帐号时，只能用真实的姓名、身份证等，而且员工的分类是以真实的企业组织机构为依据的，员工通过这工具进行沟通的任何痕迹都留在企业管理的服务器上，包括聊天的每一条记录，即使员工在自己的电脑上删除聊天记录，企业的信息安全不仅得到最大限度保护，员工上班再也不敢上网进行与工作无关的聊天了。
        另外，企业用企业即时通讯工具，还可建立共享的知识库存，员工方便下载或上传，提高工作效率。员工之间或领导找员工变得更简单，直接找分类中的某个部门。企业即时通讯还可整合邮件、短信、视频等为一体。